Tespit ve Öneri Defteri (Onaylı Defter)

Tespit ve Öneri Defteri

Tespit ve Öneri(Onaylı Defter) Nedir?

İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopyalı şekilde düzenlenmiş her işyeri için tek olan deftere Tespit ve Öneri Defteri (Onaylı Defter) denir.

Tespit ve Öneri Defteri Nereden Onaylatılır?

Tespit ve Öneri Defteri işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri, Genel Müdürlük veya noterce her sayfası mühürlenmek suretiyle onaylanır.

Tespit ve Öneri Defteri İle İlgili Yükümlülükler

*İşverenin Yükümlülükleri:

Defterin imzalanması ve düzenli tutulmasından işveren sorumludur. Teftişe yetkili iş müfettişlerinin her istediğinde işveren tespit ve öneri defterini göstermek zorundadır.

6331 Sayılı Kanunun 6. Maddesi gereği “işveren görevlendirdikleri iş güvenliği hizmetleri konusunda kişi veya hizmet aldığı kurum ve kuruluşlar tarafından iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili mevzuata uygun olan ve yazılı olarak bildirilen tedbirleri yerine getirir.” ibaresi gereği onaylı deftere iş güvenliği ve/veya işyeri hekimi tarafından yazılan konularla ilgili işveren gerekli iyileştirmeleri yapmakla yükümlüdür.

* Ortak Sağlık Güvenlik Birimlerinin (OSGB) Yükümlülükleri:

İşyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği hizmeti sunmak üzere OSGB’lerce görevlendirilen işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından saklanması gereken onaylı defter suretleri, OSGB arşivinde tutulur ve istenmesi halinde denetime yetkili memurlara gösterilir. Kendilerinden talep edilmese dahi, sözleşme süresi sonunda bütün kayıt ve dosyalar OSGB’lerce işverene teslim edilir.

*İş Güvenliği Uzmanı ve İşyeri Hekimlerinin Yükümlülükleri:

Hem iş güvenliği uzmanı hem de işyeri hekimlerinin görev ve sorumlulukları hakkındaki yönetmeliklerin yükümlülükleri başlığı altında “görevlendirildiği işyerinde yapılan çalışmalara ilişkin tespit ve tavsiyeleri ile işyeri hekiminin görevleri başlıklı dokuzuncu maddede belirtilen hususlara ait çalışmalarını, iş güvenliği uzmanı ile birlikte yapılan çalışmaları ve gerekli gördüğü diğer hususları onaylı deftere yazar.” İbaresi bulunmaktadır.

6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunun 8. Maddesi 2. Fıkrası gereği İşverene iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili konularda rehberlik ve danışmanlık yapmak üzere görevlendirilen işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı, görev aldığı işyerinde göreviyle ilgili mevzuat ve teknik gelişmeleri göz önünde bulundurarak iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili eksiklik ve aksaklıkları, tedbir ve tavsiyeleri belirler ve işverene yazılı olarak bildirir. Eksiklik ve aksaklıkların düzeltilmesinden, tedbir ve tavsiyelerin yerine getirilmesinden işveren sorumludur. Bildirilen eksiklik ve aksaklıkların acil durdurmayı gerektirmesi veya yangın, patlama, göçme, kimyasal sızıntı ve benzeri acil ve hayati tehlike arz etmesi, meslek hastalığına sebep olabilecek ortamların bulunmasına rağmen işveren tarafından gerekli tedbirlerin alınmaması hâlinde, bu durum işyeri hekimi veya iş güvenliği uzmanınca, Bakanlığın yetkili birimine, varsa yetkili sendika temsilcisine, yoksa çalışan temsilcisine bildirilir. Bildirim yapmadığı tespit edilen işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanının belgesi üç ay, tekrarında ise altı ay süreyle askıya alınır. Bu bildirimden dolayı işvereni tarafından işyeri hekimi veya iş güvenliği uzmanının iş sözleşmesine son verilemez ve bu kişiler hiçbir şekilde hak kaybına uğratılamaz. Aksi takdirde işveren hakkında bir yıllık sözleşme ücreti tutarından az olmamak üzere tazminata hükmedilir. İşyeri hekimi veya iş güvenliği uzmanının iş kanunları ve diğer kanunlara göre sahip olduğu hakları saklıdır. Açılan davada, kötü niyetle gerçek dışı bildirimde bulunduğu mahkeme kararıyla tespit edilen kişinin belgesi altı ay süreyle askıya alınır. Burada yazılı olarak bildirmeden kast Tespit ve Öneri Defterine yazılmasıdır.

Tespit ve Öneri Defteri İle İlgili Sıkça Yapılan Yanlışlar

İşyerlerinde bazı iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimleri onaylı deftere yazdıkları sayfaların nüshalarını almak için işveren imzalarını beklemekte veya nüshalarını hiç almamaktadırlar. Bu sonucu olarak onaylı defterin bulunamaması durumunda işverene yazılı olarak tespit ve önerilerde bulunma yükümlülüklerini yerine getirmemiş gibi görünülebilir.

İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 7 maddesinin 4. Fıkrasında “Onaylı defter yapılan tespitlere göre iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ile işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır. Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır.” açıkça belirtildiği üzere onaylı deftere yazılanlar işverene tebliğ edilmiş sayıldığı için iş güvenliği uzman ve/veya işyeri hekimlerinin sayfa nüshalarını almak için işverenin imzalamasını beklemeleri gereksizdir.

Yine yapılan yanlışlardan işyeri hekimi ve/veya iş güvenliği uzmanları yazdıkları tespit ve önerilerin asıl nüshalarını almalarıdır.  İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 7 maddesinin 5. Fıkrasındaki “Onaylı defterin asıl sureti işveren, diğer suretleri ise iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından saklanır.” İbaresi gereği asıl suretlerin işverende kalması gerekmektedir.

Yapılan bir diğer yanlış ise OSGB’ lerce saklanması gereken tespit ve öneri defteri nüshaları onaylı defterlerin fotoğrafları şeklinde saklanmasıdır. OSGB’lerce işyerlerinde görevlendirilen iş güvenliği uzmanı ve/veya işyeri hekimlerinin işyeri ile ilgili tespit ve öneri sayfa nüshalarının alıp OSGB arşivine sunmaları gerekmektedir.

Yazar: Fatih Aktaş

Konu ile ilgili sorularınızı yorum olarak yazabilirsiniz.

Fatih Aktaş diger yazıları →

43 Comments on “Tespit ve Öneri Defteri (Onaylı Defter)”

  1. Tespit ve Öneri defteri, sahada yapılan tespitler neticesinde doldurulmaya başlanıldıktan sonra da noter veya işkur’a onaylatılabilir mi acaba ?
    Örneğin, defter doldurulmaya başlanıldı ve 2 ay sonra onaya gittiğinde, noter veya işkur buna onay verir mi?

  2. Merhabalar,

    Şirket ünvanı aynı
    İşveren aynı
    Uzman ve hekim aynı
    Aynı il sınırları içerisinde
    Yapılan görev aynı
    Ortalama 250 projemiz var her birinde ayrı sigorta açılışı bulunmaktadır.
    Şirket merkezi üzerine defter alsam. Bu defteri bütün projelere kullansam geçerli olur mu ?
    Sayfa içeriğinde projenin SGK numarasını adresini belirterek başlıyorum sizce uygun mudur ?

    1. Merhaba Emre Bey,
      Uygulamayı düşündüğünüz şey mantıklı ve pratik görünüyor ama şu an düzenlemeler çerçevesinde uygun değildir. Her bir sicil için ayrı defter düzenlenmesi gerekmektedir.

  3. Fatih bey merhaba, kamu kurumlarında birden çok sayıda bölüm olduğu için (daire başkanlıkları, müdürlükler, alt işverenler,..vs.) olduğundan her bir bolum için ayrı ayrı Onaylı Defter mı olmalı? Neye göre belirleyebiliriz bunu?
    Teşekkürler

  4. Merhabalar, Çalıştığım işyerinde osgb firması ile işyeri arasında isg hizmeti sözleşmesi yapılmakta olup osgb tarafından işyerinde görevlendirilmekteyim. İşyerinde atamalı olarak görevlendirildiğim firmanın isg tespit defterinde işyeri sgk sicil numarası yazmamaktadır. İsg katip sözleşmemde atamam olan işyerinin sgk sicil numarası defterle örtüşmemektedir. Böyle bir durumla karşılaştığım için bende söşleşmede yer alan hizmet alan işyerinin sgk sicil numarasını deftere geçirdim. sicil numarası defterde yazmadığı için böyle birşey yapmam uygun mu? ya da sicil numarası yazılmasa bile işyeri işverenin sorumluluğu nedir? atamam da yer alan sözleşme de sicil numarası ile örtüşmediği için en doğru yapmam gereken kolay yol nedir

  5. Fatih Bey Merhaba,
    Aynı çalışma alanında (adreste) 3 ayrı SGK’sı olan bir firmam mevcut. Bu SGK’lardan ikisi B sınıfı, biri; yani merkez ofis olarak görünen bölüm C sınıfıdır. Tek bir İSG tespit-öneri defteri tutulmaktadır. Binamız 5 katlıdır ve SGK, Kurul defterini de Tespit öneri defterini de 5 katı kapsayacak şekilde onaylamıştır. Bu yapılan onaylama şekli doğru mudur?

    1. Merhaba Zeynep Hanım,
      Öncelikle aynı adreste 3 ayrı SGK numarası olması durumu muvazaa incelemesi konusu olabilir. Farklı SGK numaraları olmalarında sorun yok ise her bir sicil için ayrı defter temin edilmesi gerekir. Son olarak SGK defteri 5 katı kapsayacak şekilde onayladı demişsiniz galiba SGK’ dan kastınız Çalışma ve İş Kurumu diye düşünüyorum. Bu işlemi tek sicil numarası üzerinden mi gerçekleştirdi yoksa tüm sicilleri yazıp mı onayladı o konuda bilgi verirseniz sevinirim iyi günler.

  6. Merhabalar Fatih Bey,
    Sıklıkla karşılaştığımız 2 sorum olacak.
    1-) Her şeyi onaylı deftere yazmak kolay olmuyor, eksiklikleri ve yapılması
    gerekenleri işveren vekiline ve ilgili yöneticilere e-posta olarak atıyoruz. Bu
    yeterli olmaz mı?
    2-) Onaylı defterde yazılan her sayfada işverenin imzası olması şart mıdır? İmza
    olmasa da deftere yazılan işverene tebliğ edilmiş olmaz mı?
    Saygılar.

    1. Merhaba Mehmet Bey,
      1) E- posta olarak atılan mesajlar resmi tebliğ sayılamayacağından o konuyla ilgili bir sorun yaşandığında kendinizi yargı önünde ispatlama konusunda sorun yaşayabilirsiniz.
      2) Onaylı defterin muhafazası işveren vekilinin sorumluğunda olduğundan siz tespitlerinizi yazdığınız zaman işveren imzası almakta zorlanıyorsanız kendi nüshanızı almanız yeterli, yazılanlar işverene tebliğ edilmiş sayılır.
      İyi günler

  7. Yazınız için teşekkürler. Bir firmanın ihalesini yeni aldık firmada eski osgbye ait öneri tespit defterleri var reklamlı bastırmışlar o defteri bizim kullanmamız doğru mu yoksa yeni defter mi çıkarmalıyız?

  8. Meehaba. Uzman degisikliginde onayli defterin degismesine gerek yok denilmis yukarida. Yonetmelikte bulamadigim icjn soruyorum, sadece uzman degisti diye deftere yazmak yetecek mi? Ilk sayfada diger uzmanin bilgileri mevcut.

    1. Merhaba Kenan Bey,
      Onaylı defter her bir işyerine özgü için tek olması gerek bir defterdir. Her bir isg profesyonelinin sözleşmesine ait özgü bir defter niteliğinde değildir. Uzman ya da hekim değişikliğinde en son yazılan sayfadan sonraki ilk sayfaya değişiklik bilgileri belirtilip aynı onaylı defterin kullanılmasına devam edilmesi doğru olacaktır. Hem onaylı defterin var olma özüne yanlış değildir hem de gereksiz işlemlerin oluşmasını engeller düşünün her isg katip sözleşmesinden sonra yeniden alınması gerektiğini, şu an bile temin edilmesi konusunda sorunlar yaşanırken o zaman sistemin iyice tıkanmasına neden olur.
      Umarım yardımcı olmuştur iyi günler dilerim

  9. Merhaba ;
    bir osgb firmasında çalışmaktayım bir sorum olacak..
    iş güvenliği hizmeti verdiğim firmayla sözleşme tariim haziran ayında haziran ve temmuzda da çeşitli faaliyetlerim oldu ancak tespit öneri defterinin onaylanma tarihi ekim ayı geçen bu süre zarfında yapılan faaliyet ve ve önerileri defterde ne şekilde belirtmem gerekli?

    1. Merhaba Nazlı Hanım, onaylı defter temin edildikten sonra ilk sayfaya sözleşme tarihinizi ve o tarihten itibaren yazmak istediğiniz konuları yazabilirsiniz.

  10. Merhaba, işyerinde işveren ve isg uzmanı değiştiyse eski onaylı defter üzerinden devam edilip yeni bir sayfasına bu değişiklikleri bildirmek yeterli olur mu? yoksa tamamen yeni bir deftere mi geçilmelidir?

  11. merhaba fatih bey işyeri tespit ve öneri defteri ni almamaktadır. bunun herhangi bir cezası var mı? birde gördüğüm tespitleri en sağlıklı bir şekilde kendisine nasıl bildirmem gerekiyor.

    1. Tespit ve öneri defteri almamanın idari para cezası var ama sizin için daha önemlisi bu defter işvereni bilgilendirme olan asli görevinizi yerine getirmede kullanılan bir araç olmasıdır. Onaylı defterin olmaması durumunu risk değerlendirmesine değerlendirip en erken tarihe termin verip tüm ekibe yani işverene de imzalatabilirsiniz. Onaylı defter alına kadar saha gezilerindeki tespitlerinizi saha gözlem ve öneri raporu gibi hazırlayıp işverene imzalatıp bir örneğini almanız. Asıl tavsiyem bilinçli olarak bu sorumluluktan kaçan bir işveren ile çalışmamaktır. İyi günler dilerim.

  12. Merhaba. İs yerinin adresinin değişmesi durumunda noter onaylı defterin de değişmesi gerekir mi risk analizi ve acil eylem planlarini yeniliyoruz fakat noter onaylı defterde herhangi bir değişiklik yapmamiz gerekir mi yoksa boş kalan sayfalara yeni işyeri sicil numarasını yazarak kullanmaya devam edebilir miyiz. Teşekkür ederim. Pınar Kılıç

    1. Merhaba Pınar Hanım
      İşyerinin yeni adresi başka bir ilde değil ise 7 haneli olan SGK sıra numarasında değişiklik olmayacağı için yeni bir onaylı deftere ihtiyaç yok yeni sayfaya durumu belirttikten sonra yazmaya devam edilir. Eğer farklı bir ile taşındıysa sicil numarası kapatılıp yeni bir sıra numaralı bir sicil verilir; bu durumda yeni bir onaylı defter temin edilmesi gerekir. Umarım bu cevap yardımcı olmuştur iyi günler..

  13. Merhabalar,
    Bir firmada alt işverenin İsg Uzmanı olarak çalışmaktayım. Çalıştığım ortamdaki eksiklikler üst işverenin yapması gereken eksiklerdir. Bulunan eksiklikleri kendi defterime yazdığımda işverenim bu benim yapabileceğim bir sorun değil üst işverenin sorumluluğunda olduğunu söyleyip deftere yazmama izin vermiyor. Ben uzman olarak üst işverenin defterine yazabilir miyim? Yada nasıl bir yol izleyebilirim.
    İyi Çalışmalar

    1. Merhaba Eda Hanım,
      Onaylı deftere yazdıklarınız alt işveren çalışanlarını etkileyebilecek konular ise yazmanızı kısıtlanması doğru değil. Herhangi bir kaza durumunda kazanın da oluş şeklinin değişkenliğine göre işverenler birlikte sorumlu olacaklardır. Alt işveren kendisine tebliğ edilenlerden asıl işverenin yapması gereken konuları asıl işverene bildirmesi gerekir. Sizin şu durumda yapabileceğiniz onaylı deftere yazarken asıl işverene bildirilmesi gereken diye ayırabilirsiniz yazılanları böylece alt işveren de bunun kendi sorumluluğunda olmadığını bilir sadece asıl işverene yazılı olarak bildirilir.
      Toplam çalışan sayısı 50 den fazla ise iş sağlığı ve güvenliği kurulunda eksiklikleri bildirebilirsiniz.

  14. Merhaba,
    Onaylı deftere iş yerinde çalışan sayısını belirtmek gerekir mi. Osgb çalışan sayısına göre atama yapıyor. İş güv. uzmanı çalışan sayısını sürekli sürekli takip etmeli mi ve sorumlu mu

    1. Merhaba Esma Hanım,
      İşyerine isg-katip üzerinden atama yapıldıktan sonra atamanın yapıldığı tarih ve o günkü çalışan sayısını belirtmekte fayda var. Çalışan sayısını takibi konusuna gelirsek; çalışan sayısına göre işyerinde bazı yükümlülükler değişebileceği için (ilkyardımcı belgesi olan asgari çalışan sayısı gibi) yapılan ziyaretlerde çalışan sayısını sorgulamak gerekir. Çalışan sayısındaki sorunuzun amacı isg-katip sisteminden durmadan güncelleme yapmak zorunda mıyız? ise; evet pratikte zor olsa da çalışan sayısı karşılık bulunmanız gereken süreniz az ise güncellemeniz gerekir.

  15. Merhaba,
    Okullarda İSG uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirmesi yok. İSG çalışmaları başladı. Onaylı defter tutmak zorunlu mu? ilgili müdür yardımcısı mı dolduracak.

    1. Merhaba Musa Bey,
      İsg uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirme zorunluluğu olmayan yerlerde alınmasına gerek olmadığına dair yönetmelikte bir ibare bulunmamaktadır. Onaylı defter temin edilmeli ama ilgili müdür yardımcısının doldurmasına gerekmemektedir. İyi günler dilerim.

  16. Tespit öneri defterindeki iş yeri adresi, firmanın merkez adresi mi olmalı yoksa şantiye adresi mi olmalı?

    1. İnşaat firmalarında her şantiye için yeni dosya açılmalı ve yeni Sgk sicil numarası alınmalıdır. Her sicil numarası için tüm belgeler ayrıca düzenlenir. Risk değerlendirmesi acil durum eylem planı, isg profosyoneli görevlendirme ve tabi ki ayrı bir onaylı defter tutulması gerekmektedir.

  17. Onaylı defter yapılan tespitlere göre iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ile işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır. Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır.
    madde 7 fıkra 4

    gibi tespit ve oneri defterine yazilanlari isveren imzalamamissa beklemek gereksizdir.

    çelişmiyor mu ?

    1. Nazlı Hanım tam olarak neresinin çeliştiğini düşünüyorsunuz? Yazdıklarınızda çelişen hiç bir şey göremiyorum yardımcı olursanız sevinirim iyi günler dilerim.

  18. merhaba.işyeri hekişmin olmadığı bir işyerinde tespit ve öneri defteri noterden onaylanbilirmi

  19. Fatih Bey dediginiz gibi tespit ve oneri defterine yazilanlari isveren imzalamamissa beklemek gereksizdir demissiniz peki kopya suretinden isveren imzasi olmadan aldigimizda bu durumda herhangi bir denetim veya kaza sonrasi isveren imzasinin olmaması sorun teşkil etmeyecek diymi

  20. Merhaba,

    İş Sağlığı ve Güvenliği defteri kaybolursa nasıl bir yol izlenilebilir. Defter kopyalarını almadık.

    1. Merhaba Vedat Bey yönetmelikte de belirtildiği gibi onaylı defterin düzenli tutulmasından ve saklanmasından işveren sorumludur fakat aynı zamanda İSG profesyonellerinin de defter kopyalarını almaları gerekir. Böyle bir durumda onaylı defter nereden onaylatıldıysa (iş kurumu il müdürlüğü veya noter) tarih ve sayı bilgilerine de ulaşarak işyerinde işveren, İSG profesyonelleri ve tanıkların da olduğu bir tespit tutanağının tutulmasının uygun olacağını düşünüyorum. Ayrıca yeni bir onaylı defterin de temin edilmesi gerekir. Umarım yardımcı olmuştur iyi günler..

  21. Fatih Bey Merhaba,

    Yazınız için teşekkür ederim. Bir sorum olacak; X firmasının şantiyesinde alt taşeron olarak çalışmaktayız. SGK dan alt taşeron numarası aldık. Şantiyenin OSGB ne de İSG katip üzerinden sözleşme yaptık. Şimdi İSG firması her alt taşerondan TESPİT VE ÖNERİ DEFTERİ ayrı ayrı istiyor. Benim bilgim asıl işveren bu defteri tutmalı , eksiklikleri tamamlamalı, diye biliyorum. Uygulama nasıl olmalı ? Saygılarımla

    1. Mehmet Bey öncelikle her alt taşeron firması için aldığınız SGK numarası yeni bir işyeri anlamına gelir. Her sicil numarası için ayrı iş güvenliği profesyonelleri ile isg-katip üzerinden anlaşılmalı ve evraklar ayrı ayrı oluşturulmalıdır. Kısacası OSGB firmasının sizden talebi yerindedir “Tespit ve Öneri Defteri” temin etmelisiniz ve iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi talep ettiğinde kendilerine sunmalısınız. Size en yakın Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğüne onaylatabilirsiniz. Ek bilgi olarak da bu yeni SGK numarası için hazırlanan risk değerlendirmesinin bir örneğini asıl işverene teslim etmelisiniz.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir